La programmation de l’envoi d’e-mails dans Outlook est une fonctionnalité souvent sous-utilisée, mais elle peut s’avérer très utile pour éviter des envois tardifs ou non planifiés, et pour garantir que vos messages atteignent vos destinataires au moment le plus opportun. Ce guide vous expliquera comment tirer parti de cette fonctionnalité.
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Programmer l’envoi d’un mail sur Outlook :
Une fois votre message rédigé, suivez ces étapes pour programmer l’envoi :
- Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l’onglet Options dans le ruban supérieur.
- Sélectionnez Différer la livraison ou Planifier l’envoi selon votre version d’Outlook.
- Outlook classique : Une fenêtre pop-up s’ouvrira, vous permettant de cocher la case Ne pas envoyer avant et de définir la date et l’heure souhaitées pour l’envoi du mail.
- Outlook Web : Cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer, puis sélectionnez Planifier l’envoi. Vous aurez alors la possibilité de choisir une heure par défaut ou de définir une heure personnalisée pour l’envoi du message(ressources).
Pourquoi programmer l’envoi d’un mail dans Outlook ?
La fonctionnalité de programmation d’envoi de mails dans Outlook permet de différer l’envoi d’un courriel à une date et une heure spécifique, ce qui présente plusieurs avantages :
- Respect des horaires de travail : Vous pouvez éviter d’envoyer des mails tard dans la nuit ou à des moments inappropriés pour vos destinataires.
- Gain de temps : Préparez vos mails à l’avance et programmez leur envoi sans avoir à vous soucier de le faire manuellement.
- Planification stratégique : Envoyez vos courriels à des moments clés de la journée pour maximiser les chances qu’ils soient lus.
- Réduction des erreurs : Le délai entre la rédaction et l’envoi permet de relire et de corriger les erreurs potentielles.
5 étapes pour programmer l’envoi de vos mails avec Outlook
Étape 1 : Vérification de votre version d’Outlook
Avant de commencer, il est important de s’assurer que vous utilisez une version d’Outlook compatible avec la fonctionnalité de programmation d’envoi. Outlook propose cette option pour les versions Outlook classique (PC et Mac) ainsi que Outlook Web. Cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les comptes IMAP ou POP. Assurez-vous également que votre application est à jour et que vous avez une connexion internet stable pour garantir que l’e-mail sera envoyé à l’heure programmée.
Étape 2 : Rédiger un nouveau mail
Ouvrez Outlook sur votre ordinateur ou dans votre navigateur pour Outlook Web. Suivez les étapes suivantes pour créer un nouveau message :
- Cliquez sur Nouveau message ou Compose mail dans l’interface Outlook.
- Rédigez votre mail en indiquant les destinataires, l’objet, et le contenu du message. Si nécessaire, ajoutez des pièces jointes ou des images pour compléter votre courriel.
- Vérifiez que tous les éléments importants (destinataires en CC, CCI, signature) sont bien présents.
Étape 3 : Programmer l’envoi du mail
Une fois votre message rédigé, suivez ces étapes pour programmer l’envoi :
- Dans la fenêtre de rédaction, cliquez sur l’onglet Options dans le ruban supérieur.
- Sélectionnez Différer la livraison ou Planifier l’envoi selon votre version d’Outlook.
- Outlook classique : Une fenêtre pop-up s’ouvrira, vous permettant de cocher la case Ne pas envoyer avant et de définir la date et l’heure souhaitées pour l’envoi du mail.
- Outlook Web : Cliquez sur la flèche à côté du bouton Envoyer, puis sélectionnez Planifier l’envoi. Vous aurez alors la possibilité de choisir une heure par défaut ou de définir une heure personnalisée pour l’envoi du message.
Étape 4 : Finaliser la programmation
Après avoir choisi la date et l’heure, vérifiez les paramètres de livraison différée pour être certain que tout est correct. Si tout est en ordre, cliquez sur Envoyer. Votre message sera placé dans le dossier Brouillons ou Boîte d’envoi et sera envoyé automatiquement à l’heure définie.
Étape 5 : Modification ou annulation de l’envoi programmé
Il se peut que vous ayez besoin de modifier ou d’annuler un mail programmé avant son envoi :
- Accéder au message programmé : Rendez-vous dans votre dossier Boîte d’envoi ou Brouillons pour retrouver le mail en question.
- Modifier le contenu ou les paramètres d’envoi : Ouvrez le message pour ajuster son contenu ou ses paramètres de livraison. Vous pouvez modifier l’heure ou décider de l’envoyer immédiatement en décochant la case Ne pas envoyer avant.
- Annuler l’envoi : Si le mail n’est plus pertinent, vous pouvez tout simplement le supprimer de votre Boîte d’envoi(ressources).
Pourquoi programmer l’envoi d’un mail ?
L’envoi différé dans Outlook est particulièrement utile dans de nombreuses situations :
- Respecter les fuseaux horaires : Si vous collaborez avec des partenaires à l’international, la programmation vous permet d’envoyer vos courriels à des heures adaptées aux destinataires.
- Gérer des périodes de forte activité : Programmez vos messages pour les envoyer à des moments où ils ont plus de chances d’être lus.
- Communication améliorée : Planifier des envois de courriels pour ne pas déranger en dehors des heures de travail montre une meilleure gestion de la communication professionnelle(ressources).
La programmation d’envoi de mails dans Outlook est une fonctionnalité puissante qui améliore l’efficacité de la gestion des courriels. Elle vous permet de planifier vos envois de manière stratégique, de respecter les horaires de travail de vos destinataires et d’éviter les envois intempestifs. En suivant ces étapes, vous pourrez gérer vos communications de manière plus productive et organisée.
